Loading...
HomeMy WebLinkAboutAgenda - EVWD Board of Directors - 12/14/2022BOARD OF DIRECTORS DECEMBER 14, 2022 East Valley Water District was formed in 1954 and provides water and wastewater services to 104,000 residents within the cities of San Bernardino and Highland, and portions of San Bernardino County. EVWD operates under the direction of a 5­member elected Board. GOVERNING BOARD EXECUTIVE MANAGEMENT Phillip R. Goodrich Chairman of the Board Michael Moore General Manager/CEO James Morales, Jr. Vice­Chairman Brian W. Tompkins Chief Financial Officer Chris Carrillo Governing Board Member Jeff Noelte Director of Engineering & Operations Ronald L. Coats Governing Board Member Kelly Malloy Director of Strategic Services David E. Smith Governing Board Member Kerrie Bryan Director of Administrative Services Justine Hendricksen District Clerk Patrick Milroy  Operations Manager Rocky Welborn  Water Reclamation Manager Board of Directors Regular Meeting December 14, 2022 ­ 5:30 PM 31111 Greenspot Road, Highland, CA 92346 www.eastvalley.org PLEASE NOTE: Materials related to an item on this agenda submitted to the Board after distribution of the agenda packet are available for public inspection in the District’s office located at 31111 Greenspot Rd., Highland, during normal business hours. Also, such documents are available on the District’s website at eastvalley.org and are subject to staff’s ability to post the documents before the meeting. Pursuant to Government Code Section 54954.2(a), any request for a disability­related modification or accommodation, including auxiliary aids or services, that is sought in order to participate in the above agendized public meeting should be directed to the District Clerk at (909) 885­4900 at least 72 hours prior to said meeting. In order to comply with legal requirements for posting of agenda, only those items filed with the District Clerk by 12:00 p.m. on Wednesday prior to the following Wednesday meeting not requiring departmental investigation, will be considered by the Board of Directors. CALL TO ORDER PLEDGE OF ALLEGIANCE PRESENTATIONS AND CEREMONIAL ITEMS Introduction of Newly Hired Employee Heather Uribe, Public Affairs Representative ROLL CALL OF BOARD MEMBERS PUBLIC COMMENTS Any person wishing to speak to the Board of Directors is asked to complete a Speaker Card and submit it to the District Clerk prior to the start of the meeting. Each speaker is limited to three (3) minutes, unless waived by the Chairman of the Board. Under the State of California Brown Act, the Board of Directors is prohibited from discussing or taking action on any item not listed on the posted agenda. The matter will automatically be referred to staff for an appropriate response or action and may appear on the agenda at a future meeting. 1.AGENDA This agenda contains a brief general description of each item to be considered. Except as otherwise provided by law, no action shall be taken on any item not appearing on the following agenda unless the Board of Directors makes a determination that an emergency exists or that a need to take immediate action on the item came to the attention of the District subsequent to the posting of the agenda. a.Approval of Agenda 2.APPROVAL OF CONSENT CALENDAR All matters listed under the Consent Calendar are considered by the Board of Directors to be routine and will be enacted in one motion. There will be no discussion of these items prior to the time the board considers the motion unless members of the board, the administrative staff, or the public request specific items to be discussed and/or removed from the Consent Calendar. a.Approve the November 9, 2022 Regular Board Meeting Minutes b.Approval of Directors' Fees and Expenses for November 2022 c.October 2022 Disbursements: Accounts payable disbursements for the period include check numbers 260195 through 260327, bank drafts, and ACH payments in the amount of $1,730,475.61 and $446,349.19 for payroll d.Financial Statements for Quarter Ended September 30, 2022 e.Financial Statements for October 2022 f.Investment Transaction Report for Month Ended November 30, 2022 3.INFORMATIONAL ITEMS a.Review the Draft Popular Annual Financial Report (PAFR) for Year Ended June 30, 2022 b.Review AB 2449 and SB 1439 Legislation 4.DISCUSSION AND POSSIBLE ACTION ITEMS a.Consider approval of the Annual Comprehensive Financial Report (Annual Report) for Year Ended June 30, 2022 b.Consider approval of Plant 108 Reservoir Rehabilitation Project Change Order No. 3 c.Consider approval of Master Services Agreement with Krieger & Stewart for Water Main Seismic Retrofit Project d.Consider approval to Surplus Trucks and Equipment e.Consider approval of Board Reorganization A) Elect official officers for the positions of Board President and Vice President B) Appointment of General Manager/Chief Executive Officer, Board Secretary and Chief Financial Officer C) Set the time, day and place for holding meetings. 5.REPORTS a.Board of Directors’ Reports b.General Manager/CEO Report c.Legal Counsel Report d.Board of Directors’ Comments ADJOURN BOARD OF DIRECTORSDECEMBER 14, 2022East Valley Water District was formed in 1954 and provides water and wastewater services to104,000 residents within the cities of San Bernardino and Highland, and portions of SanBernardino County.EVWD operates under the direction of a 5­member elected Board.GOVERNING BOARD EXECUTIVE MANAGEMENTPhillip R. GoodrichChairman of the Board Michael MooreGeneral Manager/CEOJames Morales, Jr.Vice­Chairman Brian W. TompkinsChief Financial OfficerChris CarrilloGoverning Board Member Jeff NoelteDirector of Engineering & OperationsRonald L. CoatsGoverning Board Member Kelly MalloyDirector of Strategic ServicesDavid E. SmithGoverning Board Member Kerrie BryanDirector of Administrative ServicesJustine HendricksenDistrict ClerkPatrick Milroy  Operations Manager Rocky Welborn  Water Reclamation Manager Board of Directors Regular Meeting December 14, 2022 ­ 5:30 PM 31111 Greenspot Road, Highland, CA 92346 www.eastvalley.org PLEASE NOTE: Materials related to an item on this agenda submitted to the Board after distribution of the agenda packet are available for public inspection in the District’s office located at 31111 Greenspot Rd., Highland, during normal business hours. Also, such documents are available on the District’s website at eastvalley.org and are subject to staff’s ability to post the documents before the meeting. Pursuant to Government Code Section 54954.2(a), any request for a disability­related modification or accommodation, including auxiliary aids or services, that is sought in order to participate in the above agendized public meeting should be directed to the District Clerk at (909) 885­4900 at least 72 hours prior to said meeting. In order to comply with legal requirements for posting of agenda, only those items filed with the District Clerk by 12:00 p.m. on Wednesday prior to the following Wednesday meeting not requiring departmental investigation, will be considered by the Board of Directors. CALL TO ORDER PLEDGE OF ALLEGIANCE PRESENTATIONS AND CEREMONIAL ITEMS Introduction of Newly Hired Employee Heather Uribe, Public Affairs Representative ROLL CALL OF BOARD MEMBERS PUBLIC COMMENTS Any person wishing to speak to the Board of Directors is asked to complete a Speaker Card and submit it to the District Clerk prior to the start of the meeting. Each speaker is limited to three (3) minutes, unless waived by the Chairman of the Board. Under the State of California Brown Act, the Board of Directors is prohibited from discussing or taking action on any item not listed on the posted agenda. The matter will automatically be referred to staff for an appropriate response or action and may appear on the agenda at a future meeting. 1.AGENDA This agenda contains a brief general description of each item to be considered. Except as otherwise provided by law, no action shall be taken on any item not appearing on the following agenda unless the Board of Directors makes a determination that an emergency exists or that a need to take immediate action on the item came to the attention of the District subsequent to the posting of the agenda. a.Approval of Agenda 2.APPROVAL OF CONSENT CALENDAR All matters listed under the Consent Calendar are considered by the Board of Directors to be routine and will be enacted in one motion. There will be no discussion of these items prior to the time the board considers the motion unless members of the board, the administrative staff, or the public request specific items to be discussed and/or removed from the Consent Calendar. a.Approve the November 9, 2022 Regular Board Meeting Minutes b.Approval of Directors' Fees and Expenses for November 2022 c.October 2022 Disbursements: Accounts payable disbursements for the period include check numbers 260195 through 260327, bank drafts, and ACH payments in the amount of $1,730,475.61 and $446,349.19 for payroll d.Financial Statements for Quarter Ended September 30, 2022 e.Financial Statements for October 2022 f.Investment Transaction Report for Month Ended November 30, 2022 3.INFORMATIONAL ITEMS a.Review the Draft Popular Annual Financial Report (PAFR) for Year Ended June 30, 2022 b.Review AB 2449 and SB 1439 Legislation 4.DISCUSSION AND POSSIBLE ACTION ITEMS a.Consider approval of the Annual Comprehensive Financial Report (Annual Report) for Year Ended June 30, 2022 b.Consider approval of Plant 108 Reservoir Rehabilitation Project Change Order No. 3 c.Consider approval of Master Services Agreement with Krieger & Stewart for Water Main Seismic Retrofit Project d.Consider approval to Surplus Trucks and Equipment e.Consider approval of Board Reorganization A) Elect official officers for the positions of Board President and Vice President B) Appointment of General Manager/Chief Executive Officer, Board Secretary and Chief Financial Officer C) Set the time, day and place for holding meetings. 5.REPORTS a.Board of Directors’ Reports b.General Manager/CEO Report c.Legal Counsel Report d.Board of Directors’ Comments ADJOURN BOARD OF DIRECTORSDECEMBER 14, 2022East Valley Water District was formed in 1954 and provides water and wastewater services to104,000 residents within the cities of San Bernardino and Highland, and portions of SanBernardino County.EVWD operates under the direction of a 5­member elected Board.GOVERNING BOARD EXECUTIVE MANAGEMENTPhillip R. GoodrichChairman of the Board Michael MooreGeneral Manager/CEOJames Morales, Jr.Vice­Chairman Brian W. TompkinsChief Financial OfficerChris CarrilloGoverning Board Member Jeff NoelteDirector of Engineering & OperationsRonald L. CoatsGoverning Board Member Kelly MalloyDirector of Strategic ServicesDavid E. SmithGoverning Board Member Kerrie BryanDirector of Administrative ServicesJustine HendricksenDistrict ClerkPatrick Milroy Operations ManagerRocky Welborn Water Reclamation ManagerBoard of Directors Regular MeetingDecember 14, 2022 ­ 5:30 PM31111 Greenspot Road, Highland, CA 92346www.eastvalley.orgPLEASE NOTE:Materials related to an item on this agenda submitted to the Board after distribution of theagenda packet are available for public inspection in the District’s office located at 31111Greenspot Rd., Highland, during normal business hours. Also, such documents are availableon the District’s website at eastvalley.org and are subject to staff’s ability to post thedocuments before the meeting.Pursuant to Government Code Section 54954.2(a), any request for a disability­relatedmodification or accommodation, including auxiliary aids or services, that is sought in orderto participate in the above agendized public meeting should be directed to the District Clerkat (909) 885­4900 at least 72 hours prior to said meeting. In order to comply with legal requirements for posting of agenda, only those items filed with the District Clerk by 12:00 p.m. on Wednesday prior to the following Wednesday meeting not requiring departmental investigation, will be considered by the Board of Directors. CALL TO ORDER PLEDGE OF ALLEGIANCE PRESENTATIONS AND CEREMONIAL ITEMS Introduction of Newly Hired Employee Heather Uribe, Public Affairs Representative ROLL CALL OF BOARD MEMBERS PUBLIC COMMENTS Any person wishing to speak to the Board of Directors is asked to complete a Speaker Card and submit it to the District Clerk prior to the start of the meeting. Each speaker is limited to three (3) minutes, unless waived by the Chairman of the Board. Under the State of California Brown Act, the Board of Directors is prohibited from discussing or taking action on any item not listed on the posted agenda. The matter will automatically be referred to staff for an appropriate response or action and may appear on the agenda at a future meeting. 1.AGENDA This agenda contains a brief general description of each item to be considered. Except as otherwise provided by law, no action shall be taken on any item not appearing on the following agenda unless the Board of Directors makes a determination that an emergency exists or that a need to take immediate action on the item came to the attention of the District subsequent to the posting of the agenda. a.Approval of Agenda 2.APPROVAL OF CONSENT CALENDAR All matters listed under the Consent Calendar are considered by the Board of Directors to be routine and will be enacted in one motion. There will be no discussion of these items prior to the time the board considers the motion unless members of the board, the administrative staff, or the public request specific items to be discussed and/or removed from the Consent Calendar. a.Approve the November 9, 2022 Regular Board Meeting Minutes b.Approval of Directors' Fees and Expenses for November 2022 c.October 2022 Disbursements: Accounts payable disbursements for the period include check numbers 260195 through 260327, bank drafts, and ACH payments in the amount of $1,730,475.61 and $446,349.19 for payroll d.Financial Statements for Quarter Ended September 30, 2022 e.Financial Statements for October 2022 f.Investment Transaction Report for Month Ended November 30, 2022 3.INFORMATIONAL ITEMS a.Review the Draft Popular Annual Financial Report (PAFR) for Year Ended June 30, 2022 b.Review AB 2449 and SB 1439 Legislation 4.DISCUSSION AND POSSIBLE ACTION ITEMS a.Consider approval of the Annual Comprehensive Financial Report (Annual Report) for Year Ended June 30, 2022 b.Consider approval of Plant 108 Reservoir Rehabilitation Project Change Order No. 3 c.Consider approval of Master Services Agreement with Krieger & Stewart for Water Main Seismic Retrofit Project d.Consider approval to Surplus Trucks and Equipment e.Consider approval of Board Reorganization A) Elect official officers for the positions of Board President and Vice President B) Appointment of General Manager/Chief Executive Officer, Board Secretary and Chief Financial Officer C) Set the time, day and place for holding meetings. 5.REPORTS a.Board of Directors’ Reports b.General Manager/CEO Report c.Legal Counsel Report d.Board of Directors’ Comments ADJOURN BOARD OF DIRECTORSDECEMBER 14, 2022East Valley Water District was formed in 1954 and provides water and wastewater services to104,000 residents within the cities of San Bernardino and Highland, and portions of SanBernardino County.EVWD operates under the direction of a 5­member elected Board.GOVERNING BOARD EXECUTIVE MANAGEMENTPhillip R. GoodrichChairman of the Board Michael MooreGeneral Manager/CEOJames Morales, Jr.Vice­Chairman Brian W. TompkinsChief Financial OfficerChris CarrilloGoverning Board Member Jeff NoelteDirector of Engineering & OperationsRonald L. CoatsGoverning Board Member Kelly MalloyDirector of Strategic ServicesDavid E. SmithGoverning Board Member Kerrie BryanDirector of Administrative ServicesJustine HendricksenDistrict ClerkPatrick Milroy Operations ManagerRocky Welborn Water Reclamation ManagerBoard of Directors Regular MeetingDecember 14, 2022 ­ 5:30 PM31111 Greenspot Road, Highland, CA 92346www.eastvalley.orgPLEASE NOTE:Materials related to an item on this agenda submitted to the Board after distribution of theagenda packet are available for public inspection in the District’s office located at 31111Greenspot Rd., Highland, during normal business hours. Also, such documents are availableon the District’s website at eastvalley.org and are subject to staff’s ability to post thedocuments before the meeting.Pursuant to Government Code Section 54954.2(a), any request for a disability­relatedmodification or accommodation, including auxiliary aids or services, that is sought in orderto participate in the above agendized public meeting should be directed to the District Clerkat (909) 885­4900 at least 72 hours prior to said meeting.In order to comply with legal requirements for posting of agenda, only those items filedwith the District Clerk by 12:00 p.m. on Wednesday prior to the following Wednesdaymeeting not requiring departmental investigation, will be considered by the Board ofDirectors.CALL TO ORDERPLEDGE OF ALLEGIANCEPRESENTATIONS AND CEREMONIAL ITEMSIntroduction of Newly Hired EmployeeHeather Uribe, Public Affairs RepresentativeROLL CALL OF BOARD MEMBERSPUBLIC COMMENTSAny person wishing to speak to the Board of Directors is asked to complete a SpeakerCard and submit it to the District Clerk prior to the start of the meeting. Each speaker islimited to three (3) minutes, unless waived by the Chairman of the Board. Under the Stateof California Brown Act, the Board of Directors is prohibited from discussing or takingaction on any item not listed on the posted agenda. The matter will automatically bereferred to staff for an appropriate response or action and may appear on the agenda at afuture meeting.1.AGENDAThis agenda contains a brief general description of each item to be considered.Except as otherwise provided by law, no action shall be taken on any item notappearing on the following agenda unless the Board of Directors makes adetermination that an emergency exists or that a need to take immediate action onthe item came to the attention of the District subsequent to the posting of theagenda.a.Approval of Agenda2.APPROVAL OF CONSENT CALENDARAll matters listed under the Consent Calendar are considered by the Board ofDirectors to be routine and will be enacted in one motion. There will be nodiscussion of these items prior to the time the board considers the motion unlessmembers of the board, the administrative staff, or the public request specific itemsto be discussed and/or removed from the Consent Calendar.a.Approve the November 9, 2022 Regular Board Meeting Minutes b.Approval of Directors' Fees and Expenses for November 2022 c.October 2022 Disbursements: Accounts payable disbursements for the period include check numbers 260195 through 260327, bank drafts, and ACH payments in the amount of $1,730,475.61 and $446,349.19 for payroll d.Financial Statements for Quarter Ended September 30, 2022 e.Financial Statements for October 2022 f.Investment Transaction Report for Month Ended November 30, 2022 3.INFORMATIONAL ITEMS a.Review the Draft Popular Annual Financial Report (PAFR) for Year Ended June 30, 2022 b.Review AB 2449 and SB 1439 Legislation 4.DISCUSSION AND POSSIBLE ACTION ITEMS a.Consider approval of the Annual Comprehensive Financial Report (Annual Report) for Year Ended June 30, 2022 b.Consider approval of Plant 108 Reservoir Rehabilitation Project Change Order No. 3 c.Consider approval of Master Services Agreement with Krieger & Stewart for Water Main Seismic Retrofit Project d.Consider approval to Surplus Trucks and Equipment e.Consider approval of Board Reorganization A) Elect official officers for the positions of Board President and Vice President B) Appointment of General Manager/Chief Executive Officer, Board Secretary and Chief Financial Officer C) Set the time, day and place for holding meetings. 5.REPORTS a.Board of Directors’ Reports b.General Manager/CEO Report c.Legal Counsel Report d.Board of Directors’ Comments ADJOURN