Loading...
HomeMy WebLinkAboutAgenda - EVWD Board of Directors - 01/24/2024BOARD OF DIRECTORS JANUARY 24, 2024 East Valley Water District was formed in 1954 and provides water and wastewater services to 104,000 residents within the cities of San Bernardino and Highland, and portions of San Bernardino County. EVWD operates under the direction of a 5­member elected Board. GOVERNING BOARD EXECUTIVE MANAGEMENT James Morales, Jr. Chairman of the Board Michael Moore General Manager/CEO Ronald L. Coats Vice­Chairman Brian W. Tompkins Chief Financial Officer Chris Carrillo Governing Board Member Jeff Noelte Director of Engineering & Operations David E. Smith Governing Board Member Kerrie Bryan Director of Administrative Services Phillip R. Goodrich Governing Board Member Patrick Milroy  Operations Manager Rocky Welborn  Water Reclamation Manager Justine Hendricksen District Clerk Board of Directors Regular Meeting  January 24, 2024 ­ 5:30 PM Closed Session begins at 4:30 p.m. 31111 Greenspot Road, Highland, CA 92346  www.eastvalley.org PLEASE NOTE: Materials related to an item on this agenda submitted to the Board after distribution of the agenda packet are available for public inspection in the District’s office located at 31111 Greenspot Rd., Highland, during normal business hours. Also, such documents are available on the District’s website at eastvalley.org and are subject to staff’s ability to post the documents before the meeting. Pursuant to Government Code Section 54954.2(a), any request for a disability­related modification or accommodation, including auxiliary aids or services, that is sought in order to participate in the above agendized public meeting should be directed to the District Clerk at (909) 885­4900 at least 72 hours prior to said meeting. In order to comply with legal requirements for posting of agenda, only those items filed with the District Clerk by 12:00 p.m. on Wednesday prior to the following Wednesday meeting not requiring departmental investigation, will be considered by the Board of Directors. CALL TO ORDER ROLL CALL OF BOARD MEMBERS PUBLIC COMMENTS Any person wishing to speak to the Board of Directors is asked to complete a Speaker Card and submit it to the District Clerk prior to the start of the meeting. Each speaker is limited to three (3) minutes, unless waived by the Chairman of the Board. Under the State of California Brown Act, the Board of Directors is prohibited from discussing or taking action on any item not listed on the posted agenda. The matter will automatically be referred to staff for an appropriate response or action and may appear on the agenda at a future meeting. 1.AGENDA This agenda contains a brief general description of each item to be considered. Except as otherwise provided by law, no action shall be taken on any item not appearing on the following agenda unless the Board of Directors makes a determination that an emergency exists or that a need to take immediate action on the item came to the attention of the District subsequent to the posting of the agenda. a.Approval of Agenda RECESS INTO CLOSED SESSION 2.CLOSED SESSION a.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION Significant exposure to litigation pursuant to Government Code Section 54956.9(b) 5:30 PM RECONVENE MEETING PLEDGE OF ALLEGIANCE ROLL CALL OF BOARD MEMBERS ANNOUNCEMENT OF CLOSED SESSION ACTIONS ITEMS PUBLIC COMMENTS 3.APPROVAL OF CONSENT CALENDAR All matters listed under the Consent Calendar are considered by the Board of Directors to be routine and will be enacted in one motion. There will be no discussion of these items prior to the time the board considers the motion unless members of the board, the administrative staff, or the public request specific items to be discussed and/or removed from the Consent Calendar. a.Approve the January 2, 2024 Special Board Meeting Minutes b.Accept and File Financial Statements for November 2023 c.Approve December 2023 Disbursements: Accounts payable disbursements for the period include check numbers 262327 through 263434, bank drafts, and ACH payments in the amount of $17,217,505.92 and $507,918.67 for payroll d.Accept and File Investment Report for Quarter Ended December 31, 2023 4.INFORMATIONAL ITEMS a.Update on Inland Valley Development Agency 5.DISCUSSION AND POSSIBLE ACTION ITEMS a.Consider Approval of Fleet Maintenance Agreement with Managed Mobile b.Consider Rescission of Administrative Policy ­ Section 9 ­ COVID Policies and Protocols and Adoption of Policy 6.13 ­ COVID­19 Prevention Program 6.REPORTS a.Board of Directors’ Reports b.General Manager/CEO Report c.Legal Counsel Report d.Board of Directors’ Comments ADJOURN BOARD OF DIRECTORSJANUARY 24, 2024East Valley Water District was formed in 1954 and provides water and wastewater services to104,000 residents within the cities of San Bernardino and Highland, and portions of SanBernardino County.EVWD operates under the direction of a 5­member elected Board.GOVERNING BOARD EXECUTIVE MANAGEMENTJames Morales, Jr.Chairman of the Board Michael MooreGeneral Manager/CEORonald L. CoatsVice­Chairman Brian W. TompkinsChief Financial OfficerChris CarrilloGoverning Board Member Jeff NoelteDirector of Engineering & OperationsDavid E. SmithGoverning Board Member Kerrie BryanDirector of Administrative ServicesPhillip R. GoodrichGoverning Board Member Patrick Milroy Operations ManagerRocky Welborn Water Reclamation ManagerJustine Hendricksen District Clerk Board of Directors Regular Meeting  January 24, 2024 ­ 5:30 PM Closed Session begins at 4:30 p.m. 31111 Greenspot Road, Highland, CA 92346  www.eastvalley.org PLEASE NOTE: Materials related to an item on this agenda submitted to the Board after distribution of the agenda packet are available for public inspection in the District’s office located at 31111 Greenspot Rd., Highland, during normal business hours. Also, such documents are available on the District’s website at eastvalley.org and are subject to staff’s ability to post the documents before the meeting. Pursuant to Government Code Section 54954.2(a), any request for a disability­related modification or accommodation, including auxiliary aids or services, that is sought in order to participate in the above agendized public meeting should be directed to the District Clerk at (909) 885­4900 at least 72 hours prior to said meeting. In order to comply with legal requirements for posting of agenda, only those items filed with the District Clerk by 12:00 p.m. on Wednesday prior to the following Wednesday meeting not requiring departmental investigation, will be considered by the Board of Directors. CALL TO ORDER ROLL CALL OF BOARD MEMBERS PUBLIC COMMENTS Any person wishing to speak to the Board of Directors is asked to complete a Speaker Card and submit it to the District Clerk prior to the start of the meeting. Each speaker is limited to three (3) minutes, unless waived by the Chairman of the Board. Under the State of California Brown Act, the Board of Directors is prohibited from discussing or taking action on any item not listed on the posted agenda. The matter will automatically be referred to staff for an appropriate response or action and may appear on the agenda at a future meeting. 1.AGENDA This agenda contains a brief general description of each item to be considered. Except as otherwise provided by law, no action shall be taken on any item not appearing on the following agenda unless the Board of Directors makes a determination that an emergency exists or that a need to take immediate action on the item came to the attention of the District subsequent to the posting of the agenda. a.Approval of Agenda RECESS INTO CLOSED SESSION 2.CLOSED SESSION a.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION Significant exposure to litigation pursuant to Government Code Section 54956.9(b) 5:30 PM RECONVENE MEETING PLEDGE OF ALLEGIANCE ROLL CALL OF BOARD MEMBERS ANNOUNCEMENT OF CLOSED SESSION ACTIONS ITEMS PUBLIC COMMENTS 3.APPROVAL OF CONSENT CALENDAR All matters listed under the Consent Calendar are considered by the Board of Directors to be routine and will be enacted in one motion. There will be no discussion of these items prior to the time the board considers the motion unless members of the board, the administrative staff, or the public request specific items to be discussed and/or removed from the Consent Calendar. a.Approve the January 2, 2024 Special Board Meeting Minutes b.Accept and File Financial Statements for November 2023 c.Approve December 2023 Disbursements: Accounts payable disbursements for the period include check numbers 262327 through 263434, bank drafts, and ACH payments in the amount of $17,217,505.92 and $507,918.67 for payroll d.Accept and File Investment Report for Quarter Ended December 31, 2023 4.INFORMATIONAL ITEMS a.Update on Inland Valley Development Agency 5.DISCUSSION AND POSSIBLE ACTION ITEMS a.Consider Approval of Fleet Maintenance Agreement with Managed Mobile b.Consider Rescission of Administrative Policy ­ Section 9 ­ COVID Policies and Protocols and Adoption of Policy 6.13 ­ COVID­19 Prevention Program 6.REPORTS a.Board of Directors’ Reports b.General Manager/CEO Report c.Legal Counsel Report d.Board of Directors’ Comments ADJOURN BOARD OF DIRECTORSJANUARY 24, 2024East Valley Water District was formed in 1954 and provides water and wastewater services to104,000 residents within the cities of San Bernardino and Highland, and portions of SanBernardino County.EVWD operates under the direction of a 5­member elected Board.GOVERNING BOARD EXECUTIVE MANAGEMENTJames Morales, Jr.Chairman of the Board Michael MooreGeneral Manager/CEORonald L. CoatsVice­Chairman Brian W. TompkinsChief Financial OfficerChris CarrilloGoverning Board Member Jeff NoelteDirector of Engineering & OperationsDavid E. SmithGoverning Board Member Kerrie BryanDirector of Administrative ServicesPhillip R. GoodrichGoverning Board Member Patrick Milroy Operations ManagerRocky Welborn Water Reclamation ManagerJustine HendricksenDistrict ClerkBoard of Directors Regular Meeting January 24, 2024 ­ 5:30 PMClosed Session begins at 4:30 p.m.31111 Greenspot Road, Highland, CA 92346 www.eastvalley.orgPLEASE NOTE:Materials related to an item on this agenda submitted to the Board after distribution of theagenda packet are available for public inspection in the District’s office located at 31111Greenspot Rd., Highland, during normal business hours. Also, such documents are availableon the District’s website at eastvalley.org and are subject to staff’s ability to post thedocuments before the meeting.Pursuant to Government Code Section 54954.2(a), any request for a disability­relatedmodification or accommodation, including auxiliary aids or services, that is sought in orderto participate in the above agendized public meeting should be directed to the District Clerkat (909) 885­4900 at least 72 hours prior to said meeting. In order to comply with legal requirements for posting of agenda, only those items filed with the District Clerk by 12:00 p.m. on Wednesday prior to the following Wednesday meeting not requiring departmental investigation, will be considered by the Board of Directors. CALL TO ORDER ROLL CALL OF BOARD MEMBERS PUBLIC COMMENTS Any person wishing to speak to the Board of Directors is asked to complete a Speaker Card and submit it to the District Clerk prior to the start of the meeting. Each speaker is limited to three (3) minutes, unless waived by the Chairman of the Board. Under the State of California Brown Act, the Board of Directors is prohibited from discussing or taking action on any item not listed on the posted agenda. The matter will automatically be referred to staff for an appropriate response or action and may appear on the agenda at a future meeting. 1.AGENDA This agenda contains a brief general description of each item to be considered. Except as otherwise provided by law, no action shall be taken on any item not appearing on the following agenda unless the Board of Directors makes a determination that an emergency exists or that a need to take immediate action on the item came to the attention of the District subsequent to the posting of the agenda. a.Approval of Agenda RECESS INTO CLOSED SESSION 2.CLOSED SESSION a.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATION Significant exposure to litigation pursuant to Government Code Section 54956.9(b) 5:30 PM RECONVENE MEETING PLEDGE OF ALLEGIANCE ROLL CALL OF BOARD MEMBERS ANNOUNCEMENT OF CLOSED SESSION ACTIONS ITEMS PUBLIC COMMENTS 3.APPROVAL OF CONSENT CALENDAR All matters listed under the Consent Calendar are considered by the Board of Directors to be routine and will be enacted in one motion. There will be no discussion of these items prior to the time the board considers the motion unless members of the board, the administrative staff, or the public request specific items to be discussed and/or removed from the Consent Calendar. a.Approve the January 2, 2024 Special Board Meeting Minutes b.Accept and File Financial Statements for November 2023 c.Approve December 2023 Disbursements: Accounts payable disbursements for the period include check numbers 262327 through 263434, bank drafts, and ACH payments in the amount of $17,217,505.92 and $507,918.67 for payroll d.Accept and File Investment Report for Quarter Ended December 31, 2023 4.INFORMATIONAL ITEMS a.Update on Inland Valley Development Agency 5.DISCUSSION AND POSSIBLE ACTION ITEMS a.Consider Approval of Fleet Maintenance Agreement with Managed Mobile b.Consider Rescission of Administrative Policy ­ Section 9 ­ COVID Policies and Protocols and Adoption of Policy 6.13 ­ COVID­19 Prevention Program 6.REPORTS a.Board of Directors’ Reports b.General Manager/CEO Report c.Legal Counsel Report d.Board of Directors’ Comments ADJOURN BOARD OF DIRECTORSJANUARY 24, 2024East Valley Water District was formed in 1954 and provides water and wastewater services to104,000 residents within the cities of San Bernardino and Highland, and portions of SanBernardino County.EVWD operates under the direction of a 5­member elected Board.GOVERNING BOARD EXECUTIVE MANAGEMENTJames Morales, Jr.Chairman of the Board Michael MooreGeneral Manager/CEORonald L. CoatsVice­Chairman Brian W. TompkinsChief Financial OfficerChris CarrilloGoverning Board Member Jeff NoelteDirector of Engineering & OperationsDavid E. SmithGoverning Board Member Kerrie BryanDirector of Administrative ServicesPhillip R. GoodrichGoverning Board Member Patrick Milroy Operations ManagerRocky Welborn Water Reclamation ManagerJustine HendricksenDistrict ClerkBoard of Directors Regular Meeting January 24, 2024 ­ 5:30 PMClosed Session begins at 4:30 p.m.31111 Greenspot Road, Highland, CA 92346 www.eastvalley.orgPLEASE NOTE:Materials related to an item on this agenda submitted to the Board after distribution of theagenda packet are available for public inspection in the District’s office located at 31111Greenspot Rd., Highland, during normal business hours. Also, such documents are availableon the District’s website at eastvalley.org and are subject to staff’s ability to post thedocuments before the meeting.Pursuant to Government Code Section 54954.2(a), any request for a disability­relatedmodification or accommodation, including auxiliary aids or services, that is sought in orderto participate in the above agendized public meeting should be directed to the District Clerkat (909) 885­4900 at least 72 hours prior to said meeting.In order to comply with legal requirements for posting of agenda, only those items filedwith the District Clerk by 12:00 p.m. on Wednesday prior to the following Wednesdaymeeting not requiring departmental investigation, will be considered by the Board ofDirectors.CALL TO ORDERROLL CALL OF BOARD MEMBERSPUBLIC COMMENTSAny person wishing to speak to the Board of Directors is asked to complete a SpeakerCard and submit it to the District Clerk prior to the start of the meeting. Each speaker islimited to three (3) minutes, unless waived by the Chairman of the Board. Under the Stateof California Brown Act, the Board of Directors is prohibited from discussing or takingaction on any item not listed on the posted agenda. The matter will automatically bereferred to staff for an appropriate response or action and may appear on the agenda at afuture meeting.1.AGENDAThis agenda contains a brief general description of each item to be considered.Except as otherwise provided by law, no action shall be taken on any item notappearing on the following agenda unless the Board of Directors makes adetermination that an emergency exists or that a need to take immediate action onthe item came to the attention of the District subsequent to the posting of theagenda.a.Approval of AgendaRECESS INTO CLOSED SESSION2.CLOSED SESSIONa.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – ANTICIPATED LITIGATIONSignificant exposure to litigation pursuant to Government Code Section54956.9(b)5:30 PM RECONVENE MEETINGPLEDGE OF ALLEGIANCEROLL CALL OF BOARD MEMBERSANNOUNCEMENT OF CLOSED SESSION ACTIONS ITEMSPUBLIC COMMENTS 3.APPROVAL OF CONSENT CALENDAR All matters listed under the Consent Calendar are considered by the Board of Directors to be routine and will be enacted in one motion. There will be no discussion of these items prior to the time the board considers the motion unless members of the board, the administrative staff, or the public request specific items to be discussed and/or removed from the Consent Calendar. a.Approve the January 2, 2024 Special Board Meeting Minutes b.Accept and File Financial Statements for November 2023 c.Approve December 2023 Disbursements: Accounts payable disbursements for the period include check numbers 262327 through 263434, bank drafts, and ACH payments in the amount of $17,217,505.92 and $507,918.67 for payroll d.Accept and File Investment Report for Quarter Ended December 31, 2023 4.INFORMATIONAL ITEMS a.Update on Inland Valley Development Agency 5.DISCUSSION AND POSSIBLE ACTION ITEMS a.Consider Approval of Fleet Maintenance Agreement with Managed Mobile b.Consider Rescission of Administrative Policy ­ Section 9 ­ COVID Policies and Protocols and Adoption of Policy 6.13 ­ COVID­19 Prevention Program 6.REPORTS a.Board of Directors’ Reports b.General Manager/CEO Report c.Legal Counsel Report d.Board of Directors’ Comments ADJOURN