Loading...
HomeMy WebLinkAboutAgenda - EVWD Board of Directors - 08/25/2021BOARD OF DIRECTORS AUGUST 25, 2021 East Valley Water District was formed in 1954 and provides water and wastewater services to 103,000 residents within the cities of San Bernardino and Highland, and portions of San Bernardino County. EVWD operates under the direction of a 5­member elected Board. GOVERNING BOARD MANAGEMENT David E. Smith Chairman of the Board John Mura General Manager/CEO Phillip R. Goodrich Vice Chairman Brian Tompkins Chief Financial Officer Chris Carrillo Governing Board Member Jeff Noelte Director of Engineering & Operations Ronald L. Coats Governing Board Member Kelly Malloy Director of Strategic Services James Morales, Jr. Governing Board Member Kerrie Bryan Director of Administrative Services Justine Hendricksen District Clerk Patrick Milroy  Operations Manager Rocky Welborn  Water Reclamation Manager Regular Board Meeting August 25, 2021 ­ 5:30 PM 31111 Greenspot Road, Highland, CA 92346 Via Teleconference In an effort to prevent the spread of COVID­19 and in accordance with Governor Newsom’s Executive Order N­25­20 and N­29­20, this meeting is being conducted via teleconference. There will be no public location for attending this meeting in person. Members of the public may listen and provide public comment telephonically. Anyone wishing to join the meeting may do so using the following information: DIAL: 1­209­425­5876 and enter CONFERENCE ID: 381 567 063# You may also join by clicking HERE to join the meeting via Microsoft Teams. PLEASE NOTE: Materials related to an item on this agenda submitted to the Board after distribution of the agenda packet are available for public inspection in the District’s office located at 31111 Greenspot Rd., Highland, during normal business hours. Also, such documents are available on the District’s website at eastvalley.org and are subject to staff’s ability to post the documents before the meeting. Pursuant to Government Code Section 54954.2(a), any request for a disability­related modification or accommodation, including auxiliary aids or services, that is sought in order to participate in the above agendized public meeting should be directed to the District Clerk at (909) 885­4900 at least 72 hours prior to said meeting. In order to comply with legal requirements for posting of agenda, only those items filed with the District Clerk by 12:00 p.m. on Wednesday prior to the following Wednesday meeting not requiring departmental investigation, will be considered by the Board of Directors. CALL TO ORDER PLEDGE OF ALLEGIANCE ROLL CALL OF BOARD MEMBERS PUBLIC COMMENTS Any person wishing to speak to the Board of Directors is asked to complete a Speaker Card and submit it to the District Clerk prior to the start of the meeting. Each speaker is limited to three (3) minutes, unless waived by the Chairman of the Board. Under the State of California Brown Act, the Board of Directors is prohibited from discussing or taking action on any item not listed on the posted agenda. The matter will automatically be referred to staff for an appropriate response or action and may appear on the agenda at a future meeting. 1.AGENDA This agenda contains a brief general description of each item to be considered. Except as otherwise provided by law, no action shall be taken on any item not appearing on the following agenda unless the Board of Directors makes a determination that an emergency exists or that a need to take immediate action on the item came to the attention of the District subsequent to the posting of the agenda. a.Approval of Agenda 2.APPROVAL OF CONSENT CALENDAR All matters listed under the Consent Calendar are considered by the Board of Directors to be routine and will be enacted in one motion. There will be no discussion of these items prior to the time the board considers the motion unless members of the board, the administrative staff, or the public request specific items to be discussed and/or removed from the Consent Calendar. a.Approve August 11, 2021 Regular Board Meeting Minutes b.July 2021 Disbursements: Accounts payable disbursements for the period include check numbers 258007 through 258154, bank drafts, and ACH payments in the amount of $5,751,867.60 and $676,982.21 for payroll 3.DISCUSSION AND POSSIBLE ACTION ITEMS a.Consider Approval of Investment Transaction Report for Month Ended July 31, 2021 b.Consider Approval of Student Internship Program Policy 4.REPORTS a.Board of Directors’ Reports b.General Manager/CEO Report c.Legal Counsel Report d.Board of Directors’ Comments ADJOURN Regular Board Meeting Page 1 August 25,2021 BOARD OF DIRECTORSAUGUST 25, 2021East Valley Water District was formed in 1954 and provides water and wastewater services to103,000 residents within the cities of San Bernardino and Highland, and portions of SanBernardino County.EVWD operates under the direction of a 5­member elected Board.GOVERNING BOARD MANAGEMENTDavid E. SmithChairman of the Board John MuraGeneral Manager/CEOPhillip R. GoodrichVice Chairman Brian TompkinsChief Financial OfficerChris CarrilloGoverning Board Member Jeff NoelteDirector of Engineering & OperationsRonald L. CoatsGoverning Board Member Kelly MalloyDirector of Strategic ServicesJames Morales, Jr.Governing Board Member Kerrie BryanDirector of Administrative ServicesJustine HendricksenDistrict ClerkPatrick Milroy  Operations Manager Rocky Welborn  Water Reclamation Manager Regular Board Meeting August 25, 2021 ­ 5:30 PM 31111 Greenspot Road, Highland, CA 92346 Via Teleconference In an effort to prevent the spread of COVID­19 and in accordance with Governor Newsom’s Executive Order N­25­20 and N­29­20, this meeting is being conducted via teleconference. There will be no public location for attending this meeting in person. Members of the public may listen and provide public comment telephonically. Anyone wishing to join the meeting may do so using the following information: DIAL: 1­209­425­5876 and enter CONFERENCE ID: 381 567 063# You may also join by clicking HERE to join the meeting via Microsoft Teams. PLEASE NOTE: Materials related to an item on this agenda submitted to the Board after distribution of the agenda packet are available for public inspection in the District’s office located at 31111 Greenspot Rd., Highland, during normal business hours. Also, such documents are available on the District’s website at eastvalley.org and are subject to staff’s ability to post the documents before the meeting. Pursuant to Government Code Section 54954.2(a), any request for a disability­related modification or accommodation, including auxiliary aids or services, that is sought in order to participate in the above agendized public meeting should be directed to the District Clerk at (909) 885­4900 at least 72 hours prior to said meeting. In order to comply with legal requirements for posting of agenda, only those items filed with the District Clerk by 12:00 p.m. on Wednesday prior to the following Wednesday meeting not requiring departmental investigation, will be considered by the Board of Directors. CALL TO ORDER PLEDGE OF ALLEGIANCE ROLL CALL OF BOARD MEMBERS PUBLIC COMMENTS Any person wishing to speak to the Board of Directors is asked to complete a Speaker Card and submit it to the District Clerk prior to the start of the meeting. Each speaker is limited to three (3) minutes, unless waived by the Chairman of the Board. Under the State of California Brown Act, the Board of Directors is prohibited from discussing or taking action on any item not listed on the posted agenda. The matter will automatically be referred to staff for an appropriate response or action and may appear on the agenda at a future meeting. 1.AGENDA This agenda contains a brief general description of each item to be considered. Except as otherwise provided by law, no action shall be taken on any item not appearing on the following agenda unless the Board of Directors makes a determination that an emergency exists or that a need to take immediate action on the item came to the attention of the District subsequent to the posting of the agenda. a.Approval of Agenda 2.APPROVAL OF CONSENT CALENDAR All matters listed under the Consent Calendar are considered by the Board of Directors to be routine and will be enacted in one motion. There will be no discussion of these items prior to the time the board considers the motion unless members of the board, the administrative staff, or the public request specific items to be discussed and/or removed from the Consent Calendar. a.Approve August 11, 2021 Regular Board Meeting Minutes b.July 2021 Disbursements: Accounts payable disbursements for the period include check numbers 258007 through 258154, bank drafts, and ACH payments in the amount of $5,751,867.60 and $676,982.21 for payroll 3.DISCUSSION AND POSSIBLE ACTION ITEMS a.Consider Approval of Investment Transaction Report for Month Ended July 31, 2021 b.Consider Approval of Student Internship Program Policy 4.REPORTS a.Board of Directors’ Reports b.General Manager/CEO Report c.Legal Counsel Report d.Board of Directors’ Comments ADJOURN Regular Board Meeting Page 2 August 25,2021 BOARD OF DIRECTORSAUGUST 25, 2021East Valley Water District was formed in 1954 and provides water and wastewater services to103,000 residents within the cities of San Bernardino and Highland, and portions of SanBernardino County.EVWD operates under the direction of a 5­member elected Board.GOVERNING BOARD MANAGEMENTDavid E. SmithChairman of the Board John MuraGeneral Manager/CEOPhillip R. GoodrichVice Chairman Brian TompkinsChief Financial OfficerChris CarrilloGoverning Board Member Jeff NoelteDirector of Engineering & OperationsRonald L. CoatsGoverning Board Member Kelly MalloyDirector of Strategic ServicesJames Morales, Jr.Governing Board Member Kerrie BryanDirector of Administrative ServicesJustine HendricksenDistrict ClerkPatrick Milroy Operations ManagerRocky Welborn Water Reclamation ManagerRegular Board MeetingAugust 25, 2021 ­ 5:30 PM31111 Greenspot Road, Highland, CA 92346Via TeleconferenceIn an effort to prevent the spread of COVID­19 and in accordance with Governor Newsom’sExecutive Order N­25­20 and N­29­20, this meeting is being conducted via teleconference.There will be no public location for attending this meeting in person. Members of the publicmay listen and provide public comment telephonically.Anyone wishing to join the meeting may do so using the following information:DIAL: 1­209­425­5876 and enter CONFERENCE ID: 381 567 063#You may also join by clicking HERE to join the meeting via Microsoft Teams.PLEASE NOTE:Materials related to an item on this agenda submitted to the Board after distribution of theagenda packet are available for public inspection in the District’s office located at 31111Greenspot Rd., Highland, during normal business hours. Also, such documents are availableon the District’s website at eastvalley.org and are subject to staff’s ability to post thedocuments before the meeting.Pursuant to Government Code Section 54954.2(a), any request for a disability­relatedmodification or accommodation, including auxiliary aids or services, that is sought in orderto participate in the above agendized public meeting should be directed to the District Clerkat (909) 885­4900 at least 72 hours prior to said meeting. In order to comply with legal requirements for posting of agenda, only those items filed with the District Clerk by 12:00 p.m. on Wednesday prior to the following Wednesday meeting not requiring departmental investigation, will be considered by the Board of Directors. CALL TO ORDER PLEDGE OF ALLEGIANCE ROLL CALL OF BOARD MEMBERS PUBLIC COMMENTS Any person wishing to speak to the Board of Directors is asked to complete a Speaker Card and submit it to the District Clerk prior to the start of the meeting. Each speaker is limited to three (3) minutes, unless waived by the Chairman of the Board. Under the State of California Brown Act, the Board of Directors is prohibited from discussing or taking action on any item not listed on the posted agenda. The matter will automatically be referred to staff for an appropriate response or action and may appear on the agenda at a future meeting. 1.AGENDA This agenda contains a brief general description of each item to be considered. Except as otherwise provided by law, no action shall be taken on any item not appearing on the following agenda unless the Board of Directors makes a determination that an emergency exists or that a need to take immediate action on the item came to the attention of the District subsequent to the posting of the agenda. a.Approval of Agenda 2.APPROVAL OF CONSENT CALENDAR All matters listed under the Consent Calendar are considered by the Board of Directors to be routine and will be enacted in one motion. There will be no discussion of these items prior to the time the board considers the motion unless members of the board, the administrative staff, or the public request specific items to be discussed and/or removed from the Consent Calendar. a.Approve August 11, 2021 Regular Board Meeting Minutes b.July 2021 Disbursements: Accounts payable disbursements for the period include check numbers 258007 through 258154, bank drafts, and ACH payments in the amount of $5,751,867.60 and $676,982.21 for payroll 3.DISCUSSION AND POSSIBLE ACTION ITEMS a.Consider Approval of Investment Transaction Report for Month Ended July 31, 2021 b.Consider Approval of Student Internship Program Policy 4.REPORTS a.Board of Directors’ Reports b.General Manager/CEO Report c.Legal Counsel Report d.Board of Directors’ Comments ADJOURN Regular Board Meeting Page 3 August 25,2021 BOARD OF DIRECTORSAUGUST 25, 2021East Valley Water District was formed in 1954 and provides water and wastewater services to103,000 residents within the cities of San Bernardino and Highland, and portions of SanBernardino County.EVWD operates under the direction of a 5­member elected Board.GOVERNING BOARD MANAGEMENTDavid E. SmithChairman of the Board John MuraGeneral Manager/CEOPhillip R. GoodrichVice Chairman Brian TompkinsChief Financial OfficerChris CarrilloGoverning Board Member Jeff NoelteDirector of Engineering & OperationsRonald L. CoatsGoverning Board Member Kelly MalloyDirector of Strategic ServicesJames Morales, Jr.Governing Board Member Kerrie BryanDirector of Administrative ServicesJustine HendricksenDistrict ClerkPatrick Milroy Operations ManagerRocky Welborn Water Reclamation ManagerRegular Board MeetingAugust 25, 2021 ­ 5:30 PM31111 Greenspot Road, Highland, CA 92346Via TeleconferenceIn an effort to prevent the spread of COVID­19 and in accordance with Governor Newsom’sExecutive Order N­25­20 and N­29­20, this meeting is being conducted via teleconference.There will be no public location for attending this meeting in person. Members of the publicmay listen and provide public comment telephonically.Anyone wishing to join the meeting may do so using the following information:DIAL: 1­209­425­5876 and enter CONFERENCE ID: 381 567 063#You may also join by clicking HERE to join the meeting via Microsoft Teams.PLEASE NOTE:Materials related to an item on this agenda submitted to the Board after distribution of theagenda packet are available for public inspection in the District’s office located at 31111Greenspot Rd., Highland, during normal business hours. Also, such documents are availableon the District’s website at eastvalley.org and are subject to staff’s ability to post thedocuments before the meeting.Pursuant to Government Code Section 54954.2(a), any request for a disability­relatedmodification or accommodation, including auxiliary aids or services, that is sought in orderto participate in the above agendized public meeting should be directed to the District Clerkat (909) 885­4900 at least 72 hours prior to said meeting.In order to comply with legal requirements for posting of agenda, only those items filedwith the District Clerk by 12:00 p.m. on Wednesday prior to the following Wednesdaymeeting not requiring departmental investigation, will be considered by the Board ofDirectors.CALL TO ORDERPLEDGE OF ALLEGIANCEROLL CALL OF BOARD MEMBERSPUBLIC COMMENTSAny person wishing to speak to the Board of Directors is asked to complete a SpeakerCard and submit it to the District Clerk prior to the start of the meeting. Each speaker islimited to three (3) minutes, unless waived by the Chairman of the Board. Under the Stateof California Brown Act, the Board of Directors is prohibited from discussing or takingaction on any item not listed on the posted agenda. The matter will automatically bereferred to staff for an appropriate response or action and may appear on the agenda at afuture meeting.1.AGENDAThis agenda contains a brief general description of each item to be considered.Except as otherwise provided by law, no action shall be taken on any item notappearing on the following agenda unless the Board of Directors makes adetermination that an emergency exists or that a need to take immediate action onthe item came to the attention of the District subsequent to the posting of theagenda.a.Approval of Agenda2.APPROVAL OF CONSENT CALENDARAll matters listed under the Consent Calendar are considered by the Board ofDirectors to be routine and will be enacted in one motion. There will be nodiscussion of these items prior to the time the board considers the motion unlessmembers of the board, the administrative staff, or the public request specific itemsto be discussed and/or removed from the Consent Calendar.a.Approve August 11, 2021 Regular Board Meeting Minutesb.July 2021 Disbursements: Accounts payable disbursements for the periodinclude check numbers 258007 through 258154, bank drafts, and ACHpayments in the amount of $5,751,867.60 and $676,982.21 for payroll3.DISCUSSION AND POSSIBLE ACTION ITEMS a.Consider Approval of Investment Transaction Report for Month Ended July 31, 2021 b.Consider Approval of Student Internship Program Policy 4.REPORTS a.Board of Directors’ Reports b.General Manager/CEO Report c.Legal Counsel Report d.Board of Directors’ Comments ADJOURN Regular Board Meeting Page 4 August 25,2021